Корпоратив организовать

Как организовать корпоратив

Этот вопрос встает перед каждым руководителем или менеджером по персоналу минимум раз в год. Крупные компании могут позволить себе обратиться в event-агентство и заказать праздник «под ключ». Но как же быть фирмам поменьше, финансовые возможности которых ограничены? Чаще всего их сотрудникам приходится брать все хлопоты по проведению мероприятия на себя. Не за горами любимый праздник россиян - Новый год, а значит, по всей стране будут греметь вечеринки, в том числе и корпоративные. Подготовка к такому событию занимает немало времени, поэтому стоит начать ее заранее, а не за неделю до дня «X». Ведь выбор подходящего места, программы и меню, музыки и артистов - задача не из легких! Чтобы праздник удался на славу, мы решили составить для вас небольшую памятку.

Шаг первый. Определитесь с количеством участников, датой и бюджетом торжества. От этого будет зависеть вся дальнейшая подготовка.

Шаг второй. Выберите тему корпоратива. Вариантов множество! От кругосветного путешествия до бала-маскарада, от дискотеки 90-х до вручения Оскара. При выборе в первую очередь стоит ориентироваться на возраст сотрудников и, конечно, на их пожелания. Ведь важно, чтобы на празднике все чувствовали себя комфортно. Если времени до заветного дня еще много, можете даже ненавязчиво провести опрос среди коллег и узнать их предпочтения по тематике вечеринки.

Шаг третий. Найдите подходящий ресторан или банкетный зал. Помогут в этом сайты служб бронирования, например «Ресторанный рейтинг» или «Рестоклаб». Основные критерии отбора: удобство месторасположения, вместимость, стоимость банкетного меню. Посмотрите фотографии, почитайте отзывы и (обязательно!) съездите лично в выбранные заведения, ведь даже самые качественные фотографии не могут до конца передать атмосферу места. В случае с рестораном - уточните у администрации, сколько будет стоить его закрытие, если вы остановитесь на банкетном зале - выясните, какова стоимость аренды. Узнайте, можно ли заказать алкоголь, если нет - есть ли пробковый сбор (и какой!). Поинтересуйтесь, есть ли сервисный сбор за обслуживание и сколько процентов он составляет, чтобы в дальнейшем это не для вас оказалось неприятным сюрпризом. Многие рестораны включают сервисный сбор в общий счет за мероприятие. Если выбор сделан, забронируйте зал и внесите предоплату, заключите договор с заведением.

Шаг четвертый. Выберите ведущего - посмотрите видео с мероприятий, почитайте отзывы. Плюсом будет наличие праздничного реквизита. Расскажите, какая тематика вам нравится, какие идеи хотелось бы воплотить в жизнь. Спустя какое-то время ведущий предложит вам сценарий. Если вам все понравится, смело заключайте договор и вносите предоплату, чтобы забронировать дату.

Шаг пятый. Закажите артистов и шоу (танцевальное, фаер-шоу и так далее), если это необходимо. Исполнителей вам может порекомендовать ведущий.

Шаг шестой. Как правило, за полторы-две недели до праздника, Вам нужно будет встретиться с банкетным менеджером и утвердить меню. Постарайтесь учесть вкусы всех сотрудников, в том числе вегетарианцев. Что касается алкоголя, то следует купить или заказать в заведении алкоголь нескольких видов, но в умеренном количестве. Тем более, если следующий день за корпоративом рабочий.

Шаг седьмой. Решите вопрос с трансфером. Будут ли сотрудники добираться сами? Если да, то узнайте, как проще всего это сделать и сообщите информацию коллективу. Если до места проведения мероприятия “своим ходом” добраться сложно, необходимо организовать трансфер от офиса или ближайшей к нему станции метро и обратно. Обратитесь в транспортную компанию, предварительно почитав о ней отзывы, и заключите договор.

Шаг восьмой. Сообщите коллегам о предстоящем корпоративном вечере на совещании и продублируйте информацию по электронной почте. Напишите дату, время, место, как добраться до заведения, тематику вечера, дресс-код.

Шаг девятый. Подготовьте сувениры для конкурсов и необходимый реквизит, если об этом просил ведущий. Также стоит задуматься о подарках и грамотах для коллег.

Шаг десятый. Постарайтесь сделать так, чтобы как можно больше сотрудников пришло на корпоратив. Например, расскажите им, что на празднике состоится розыгрыш ценных призов. Иногда руководители даже применяют штрафные санкции в случае неявки на корпоратив, но такие «драконовские» меры чаще всего излишни. Люди, как правило, и сами хотят повеселиться и отметить с коллегами окончание года.

Шаг одиннадцатый. За несколько дней до мероприятия созвонитесь с менеджером ресторана или банкетного зала, ведущим, артистами, представителем транспортной компании и убедитесь, что ваши договоренности в силе.

Шаг двенадцатый. Накануне мероприятия проследите, чтобы в ресторан привезли алкоголь и другие напитки, если у Вас есть такая договоренность с заведением.

Итак, все готово к празднику.

Желаем Вам отличного корпоративного вечера в компании довольных коллег!

Как самостоятельно организовать корпоратив — советы эксперта — Work.

Как придумать оригинальный концепт и составить полноценную программу.

Организация корпоративных мероприятий — занятие настолько же ответственное, насколько и хлопотное. Как спланировать банкет и каких артистов приглашать, на что обратить внимание? Своими профессиональными секретами о том, как подготовить достойное мероприятие, с Work.ua делится основатель ивент агентства Magic Factory Александр Скобцев.

Александр Скобцев, основатель ивент агентства Magic Factory Event, уже более 10 лет занимается организацией событий. За плечами его ивент-команды серьезный опыт — более 350 событий всевозможных форматов и масштабов, начиная от мини-тимблилдингов, заканчивая зарядкой на 16 000 человек. Его команда организовывала серьезные мероприятия не только для компаний, которые входят в ТОП 100 по версии FORBES, но и принимала участие в организации Eurovision Village.

Александр Скобцев

Эксперт в организации событий, основатель ивент агентства Magic Factory

Итак, перед вами стоит задача самостоятельно организовать корпоратив, а любую подготовку, как известно, необходимо начинать с планирования. Давайте по пунктам рассмотрим все моменты, на которые следует обратить внимание при организации корпоративного мероприятия.

Бюджет

Маленьких бюджетов не существует, бывает недостаток хороших идей. Отличным корпоратив делает не внушительная смета, а удачные находки и грамотное планирование.

Кроме того, когда вы самостоятельно готовите ивент у вас на руках существенный козырь — вы, как никто другой, знаете все тонкости внутренней политики и корпоративной культуры компании, и именно это обстоятельство поможет сосредоточиться на полезных для вашего коллектива аспектах мероприятия.

Бюджет корпоратива может состоять из разных статей расходов, все зависит от масштаба и формата мероприятия. Как правило, это аренда площадки, банкет, гонорар ведущего и артистов, декор, транспортное обслуживание, подарки и сувениры.

Если на все «хотелки» средств не хватает — не пытайтесь объять необъятное, решительно отсекайте второстепенные пункты и стремитесь к формуле «мал золотник, да дорог». Как показывает практика, эта стратегия в итоге оказывается гораздо выигрышнее, чем стремление поддерживать «среднюю температуру по больнице».

Выбор концепции

Даже не пытайтесь нагуглить готовое решение! Посмотреть на новинки ивент индустрии — это да, поинтересоваться трендами — разумеется, но все это должно послужить подспорьем в организации, а не руководством к прямому подражанию.

Поверьте, универсальных рецептов попросту не существует. Лучшее решение: составить четкий перечень задач, обозначить ожидания от мероприятия, посмотреть на тенденции в сфере организации событий, а затем устроить полноценный мозговой штурм . Планируйте мероприятие с учетом особенностей именно вашей компании.

Поиск локации

Важность выбора места для проведения мероприятия сложно переоценить, поэтому не спешите останавливаться на стандартных вариантах. С завидным постоянством появляются новые интересные и оригинальные локации, поэтому если они вписываются в формат вашего мероприятия — почему бы не попробовать что-то свежее и нестандартное?

Например, теплоход, музей, скалодром или террасу на крыше с видом на город. Вариантов может быть масса! Главное — успеть вовремя забронировать удачную локацию, чтобы в результате не пришлось довольствоваться тем, что осталось.

Декор

Иногда декор можно причислить к необязательным элементам корпоратива, но далеко не всегда. Часто именно декор создает необходимый антураж и настроение (согласитесь, новогодний корпоратив без елки и праздничных гирлянд — это все равно что село без церкви).

Другое дело, что к оформлению можно подойти творчески. Пусть это будут даже небольшие штрихи, но они помогут создать нужную атмосферу и украсят ваш праздник.

Сценарий мероприятия

Как правило, большинство корпоративов имеют официальную и развлекательную часть, поэтому важно гармонично их объединить. Планируйте мероприятие таким образом, чтобы оно получилось целостным и сбалансированным: грамотно чередуйте выступления топ-менеджмента, номера шоу-программы и развлечения в зонах активностей.

Продумайте также так называемый «план Б» на случай непредвиденной заминки. Пусть это будет какой-то увлекательный конкурс или розыгрыш, который поможет завуалировать накладку и не даст гостям заскучать.

Ведущий и шоу-программа

Когда речь не идет о совсем камерном коллективе, безусловно, есть смысл пригласить ведущего. Учтите, что этот человек будет в буквальном смысле дирижировать вашим мероприятием, поэтому очень важно, чтобы стиль и манера его выступлений согласовывалась с концепцией корпоратива и отвечала менталитету компании в целом.

Что касается шоу-программы, то ее наполнение напрямую зависит от масштаба и формата мероприятия, предпочтений организаторов и бюджета. Это могут быть номера в исполнении сотрудников компании, а могут быть и приглашенные артисты.

Если вы решили позвать профессионалов, обратите внимание, что для качественного и зрелищного шоу артистам понадобится специальное профессиональное оборудование: звук, свет и прочие атрибуты.

Обязательно предусмотрите этот момент при формировании статей бюджета, иначе вы рискуете получить неприятный сюрприз в самое неподходящее время.

Банкет

Если корпоратив будет проходить в ресторане, варианты меню нужно обсуждать еще на стадии подбора локации. Так вы сможете обсудить средний чек на человека, спланировать меню и провести дегустацию, чтобы окончательно убедиться в качестве блюд и правильности выбора ресторана.

Если же площадка не предполагает организации банкета, придется заказывать кейтеринг. Как и в случае с ресторанами, желательно изучить пару-тройку вариантов, чтобы была возможность выбрать оптимальное соотношение цены и качества.

Не экспериментируйте с экзотическими блюдами и будьте предельно внимательны при выборе меню в жаркое время года: никаких майонезных салатов, суши и скоропортящихся десертов!

Спиртное должно гармонично сочетаться с предлагаемыми блюдами и его количество должно быть соразмерным (на легком фуршете не стоит предлагать обилие крепкого алкоголя).

Фотозона

В эру селфи и соцсетей стоит уделить внимание фотозоне. Как вариант, можно организовать эффектную селфи зону, определить для мероприятия хэштэг, и в результате ваши гости получат не только отличные фото, но общий памятный альбом о знаменательном событии.

Дресс-код

Не забывайте и о роли дресс-кода. Если намечается праздничное мероприятие, дресс-код поддержит тематику вечеринки, а если вы затеяли мероприятие на природе — гостей стоит предупредить о том, чтобы одежда и обувь были удобными.

Вспомогательные моменты

При подготовке корпоратива вам, скорее всего, придется столкнуться с изготовлением всевозможных раздаточных материалов: приглашений, лотерейных билетов, сувениров и т.д. Ваша задача — проследить, чтобы все эти элементы не были разношерстными, а поддерживали общую концепцию мероприятия.

Подведем итоги

Как видите, самостоятельно организовать хороший корпоратив не просто, но миссия все же выполнима. Старайтесь грамотно спланировать каждый этап и четко придерживайтесь плана.

Если на вашем мероприятии нашлось место для мотивирующих слов руководства, веселья и развлечений, а после праздника коллеги охотно делятся впечатлениями и приятными воспоминаниями — значит праздник удался на славу!

Как спланировать корпоративное мероприятие

Корпоративные мероприятия могут стать ключом к развитию важных деловых отношений и взаимоотношений с клиентами.
Начните процесс планирования, зная, каковы ваши цели, кого вы пытаетесь достичь и какие ресурсы у вас есть.
Как только вы лучше поймете, с чем работаете, убедитесь, что вы выполнили свой план в совершенстве.
Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, организующих корпоративное мероприятие для развития своего бизнеса и укрепления связей с клиентами.

Любой бизнес, который хочет построить долгосрочные отношения, которые имеют решающее значение для роста вашей компании, должен знать, как проводить профессиональные мероприятия. Проведение корпоративного мероприятия позволяет укрепить связи с нынешними клиентами и партнерами, развивая при этом подлинные связи и привлекая будущих.

«Мероприятия предоставляют компаниям личный способ выстраивать отношения со своей целевой аудиторией, [а также] укреплять узнаваемость бренда и лояльность», — сказал Майк Нахорняк, соучредитель и генеральный директор Localist. «Сообщения LinkedIn, обновления статуса Facebook и твиты не могут заменить значимые связи, установленные посредством личного общения».

Независимо от того, проводите ли вы презентацию продукта для 300 человек или обучаете сотрудников для 15 человек, важно подходить к каждому собранию с пониманием основных элементов управления мероприятиями: исследование, проектирование, планирование, координация и оценка. После того, как событие разбито на эти управляемые этапы, его гораздо легче концептуализировать и собрать воедино множество движущихся частей, необходимых для воплощения его в жизнь. Вот 10 советов о том, как спланировать мероприятие, о котором ваши посетители не скоро забудут.

1. Понять цель вашего мероприятия.

Когда вы решите провести мероприятие, первым делом определите, чего вы хотите достичь.

«Важно знать цели и задачи мероприятия, которое вы пытаетесь организовать, прежде чем делать что-либо еще», — сказал Брайан Уорли, креативный директор и владелец B. Worley Productions.

Для начала спросите себя, почему вы проводите это мероприятие и чего вы от него ожидаете. После того, как вы определили свои цели и ожидания, вы можете определить, какое событие найдет отклик у вашей целевой аудитории.

«Вместо того, чтобы думать об этом просто как о корпоративном мероприятии, подумайте об этом так, как будто вы представляете интерактивный бренд», — сказала Серена Холмс, генеральный директор Tigris Events. «Вы хотите, чтобы это было значимым и привлекательным».

2. Определите свою аудиторию.

Важной частью процесса планирования является определение вашей целевой аудитории. Это руководители и высшее руководство вашей компании, деловые партнеры или члены сообщества? Это для давних клиентов или потенциальных клиентов? Может быть, это комбинация некоторых или всех вышеперечисленных. Выяснение вашей целевой аудитории и понимание того, как достучаться до нее, имеет важное значение для успешного мероприятия. Как только вы сможете назвать свою аудиторию, вы сможете адаптировать программу к их потребностям и интересам.

Всегда сложно определить, сколько гостей пригласить на эти мероприятия. Однако, по словам Джулиана Йоста, генерального директора и соучредителя Spacebase, лучше пригласить слишком много людей, чем слишком мало.

«Для малого бизнеса пустые места и несъеденные закуски выглядят плохо и являются пустой тратой денег», — сказал он. «В большинстве случаев присутствие слишком большого количества людей на самом деле не испортит мероприятие — за некоторыми исключениями, например, в местах с очень ограниченным пространством или там, где запланирован обед из трех блюд. Если приходит слишком много людей, это тоже отличный маркетинг. Вы обязательно создадите шумиху на следующий день, и это усилит ожидание вашего следующего мероприятия».

Независимо от того, насколько велик список гостей, люди помнят только то, как к ним относились. «Каждый человек, посетивший мероприятие, является потенциальным послом бренда или сарафанным радио для… вашего бизнеса», — сказала Валери Гернхаузер, владелица и главный планировщик Sapphire Events. «Важно оказать значительное влияние на впечатления гостей, не упуская из виду более мелкие детали, которые каждый посетитель оценит воочию».

3. Установите реалистичный бюджет.

Вам нужно знать, сколько денег у вас есть, чтобы определить, какое мероприятие вы можете организовать. По словам Уорли, заранее решите, сколько вы хотите потратить, а затем планируйте потратить как минимум на 10% больше.

«Вещи постоянно меняются, и у вас должна быть подушка для дополнительных и непредвиденных расходов», — сказал он.

Когда у вас есть бюджет, очень важно знать, куда направить большую часть ваших ресурсов. Например, если вы тратите больше на причудливые украшения, чем на квалифицированную техническую команду или представительных спикеров, вашему мероприятию может не хватать содержания.

Кроме того, не экономьте на еде и напитках и принимайте во внимание участников с диетическими ограничениями. Хотя это может показаться не таким важным, как другие аспекты планирования вашего мероприятия, зрители более прощают ошибки, когда они не голодны и не испытывают жажды.

4. Выберите тему и формат.

После того, как вы поставили цели и определили аудиторию, пришло время выбрать тему или тему для мероприятия и определить лучший формат для представления его вашим гостям.

Например, координация мероприятия для клиентов с отраслевым экспертом, таким как приглашенный докладчик, может позиционировать вашу компанию как доверенного консультанта, а не просто поставщика. Другими популярными вариантами являются взаимное обучение с клиентскими панелями, основными докладами, круглыми столами и спикерами секционных заседаний.

«Всегда предлагайте посетителям возможность сделать что-то веселое, запоминающееся и развлекательное, чего они обычно не делают нигде и никогда», — сказал Джей Джей. Барнс, директор по маркетингу enVista. «Это может включать в себя выступление известного оратора, комика или группы; играть на невероятном поле для гольфа; или попробовать что-то новое, захватывающее или эксклюзивное впервые».

По словам Уорли, успешное корпоративное мероприятие является одновременно захватывающим и образовательным.

«Те, которые интерактивны, а не сидят в бальном зале, наблюдая за выступающим весь день, более успешны, информативны и веселы», — сказал он. «В наши дни мы действительно пытаемся создавать впечатления, которые выходят за рамки рассадки в театральном стиле, и помещают участников в ситуации и перед нужными людьми для общения и обучения.

«Определите, что вы собираетесь сделать, чтобы сделать это событие «нестандартным», — добавил Уорли. «Потратьте время сейчас, чтобы выяснить, что будет отличать ваше мероприятие от аналогичных мероприятий в вашей отрасли или даже от тех, которые вы ранее проводили».

5. Установите график проекта.

При разработке мероприятия необходимо отслеживать широкий спектр задач. Это может быть облегчено путем создания основного подробного контрольного списка. Программное обеспечение для онлайн-управления проектами может оптимизировать все мелкие детали и помочь вам оставаться организованным.

«Общий контрольный список планирования служит инструментом на протяжении всего процесса планирования», — сказал Гернхаузер. Она сказала, что ее команда начинает со списка на 12 месяцев вперед и работает с шагом контрольного списка на девять месяцев, шесть месяцев, четыре месяца, два месяца, месяц, две недели, неделю и день. событие. «Разбивка списка задач таким образом помогает нашей команде предвидеть график этапов, к которым мы должны стремиться».

Даже без специального программного обеспечения вы можете отслеживать свой контрольный список, создав электронную таблицу и используя отдельные вкладки для каждой категории событий, таких как место проведения, докладчики, расписание, повестка дня и поездки. Таким образом, вы можете перечислить каждое действие или задачу, людей, ответственных за каждую часть процесса, и все соответствующие сроки. Хотя Microsoft Excel обычно является программой для работы с электронными таблицами, есть и другие варианты. Мы составили для вас список бесплатных альтернатив Microsoft Office.

Сроки вашего проекта привязаны к вашему бюджету. Если вы работаете с ограниченным бюджетом, уделите себе больше времени на организацию мероприятия, это поможет с расходами и услугами. Если у вас есть больший бюджет, вы можете иметь усеченный график проекта.

6. Выберите подходящее место.

После того, как вы определились с типом мероприятия, которое хотели бы организовать, и определили бюджет, пришло время найти место, которое позволит вам воплотить свое видение в жизнь. Иногда возникает соблазн забежать вперед и забронировать место, о котором вы слышали хорошие отзывы или которое, как вы знаете, является многообещающей горячей точкой, даже если вы еще не совсем отточили миссию своего мероприятия. По словам Уорли, это ошибка.

«Всегда трудно вставить круглый колышек в квадратное отверстие, то же самое касается и мероприятия», — сказал он. «Сначала создайте архитектуру мероприятия, а затем найдите место, которое соответствует всем требованиям, необходимым для успеха».

По словам Барнса, «местоположение играет ключевую роль в посещаемости». Она рекомендует бронировать место в удобном районе с оживленной атмосферой, чтобы участники чувствовали себя комфортно и были готовы ехать на работу.

Если у вас ограниченный бюджет, Йост предлагает сократить расходы, проводя мероприятие в менее популярное время, когда место, скорее всего, будет свободно, например, устраивая завтрак для СМИ в понедельник утром.

«Обязательно привлекайте местное сообщество как можно больше», — сказала Джина Ардженто, президент и главный исполнительный директор Broadway Stages. «Мы всегда используем местных поставщиков для нужд общественного питания, различных видов аренды и многих других важных аспектов. Делая это, мы поддерживаем местное сообщество и даем им возможность налаживать связи и расширять свой бизнес».

7. Планируйте логистику дня.

Чтобы мероприятие прошло успешно, вам необходимо найти, проверить и заключить договор со всеми необходимыми специалистами по проведению мероприятий. Сюда могут входить поставщики общественного питания, аудиовизуальные техники, типографии, декораторы, фотографы, флористы и сотрудники службы безопасности, и это лишь некоторые из них. Конечно, вы также должны нанять спикеров и докладчиков, в том числе видных деятелей, экспертов или влиятельных лиц, которые могут лучше всего донести идеи, которые вы хотите распространить на собрании.

Чтобы убедиться, что все идет по вашему плану, определите программу мероприятия и убедитесь, что все в вашей команде знают, за какие аспекты дня они отвечают.

Вы должны целенаправленно работать над созданием баланса между заинтересованностью участников и предоставлением им свободы в расписании. «Людям быстро становится скучно», — сказал Джонатан Чен, бывший руководитель отдела маркетинга Insane Growth. «Если не хватает разнообразия, чтобы заинтересовать их, значит, вы потратили много денег на тщеславное мероприятие».

Однако вы также не хотите перегружать расписание. В маршруте должна быть свобода действий, чтобы иметь дело с неожиданными событиями, которые могут возникнуть. Кроме того, вашим посетителям нужно время, чтобы обработать то, что они изучают, перезарядиться и пообщаться с другими посетителями.

Принимая решение о том, как завершить свой день, откажитесь от типичных рекламных подарков с логотипом компании и подумайте о подарках, которые оказывают большое влияние при небольшой площади. По словам Йоста, гораздо лучшая идея — взять домой цифровую продукцию.

«Это может быть промокод, дающий гостям скидку, или доступ к онлайн-контенту с мероприятия, например к фотографиям и видео», — сказал он. «Это также может включать возможность заранее зарегистрироваться на следующее мероприятие. Дайте гостям стимул оставаться на связи».

8. Используйте технологии.

Прошли времена громоздких списков длиной в милю для отслеживания всех движущихся частей события. Сегодня существует множество программных платформ и приложений для управления мероприятиями (некоторые из которых предлагают бесплатный базовый продукт), которые делают все, от простой регистрации участников на месте до повышения привлекательности семинаров и презентаций с помощью симуляций и игр виртуальной реальности. .

По словам Ника Джексона, менеджера по цифровому маркетингу в агентстве BrandX, использование приложений для мероприятий может помочь вам значительно упростить планирование и повысить вовлеченность участников.

«Подробности о мероприятии можно быстро заполнить с помощью шаблонов электронных таблиц и мгновенно опубликовать в существующем приложении-контейнере событий, или команды по проведению мероприятий могут создать свое собственное приложение для проведения мероприятий под собственной торговой маркой для использования на нескольких мероприятиях и конференциях в течение года», — сказал Джексон. «Большинство приложений для мероприятий имеют функции, которые информируют участников обо всей необходимой им информации до мероприятия и во время него, а также позволяют им оставлять отзывы спикерам и организаторам».

Интерактивные функции, такие как голосование в режиме реального времени и сеанс вопросов и ответов, могут быть легко отображены на больших экранах в месте проведения мероприятия, а некоторые приложения имеют функции геймификации, такие как охота за мусором. Вы можете сделать слайды выступающих доступными для посетителей, если они имеют правильный формат, просто загрузив их в приложение для мероприятия.

Программное обеспечение для управления событиями не только регулирует ваши дела, но и упрощает совместную работу с поставщиками и другими творческими партнерами.

«Оптимизация связи между всеми сторонами с помощью системы управления проектами, в которой мы все можем сотрудничать, чрезвычайно помогла сократить количество разочарований, связанных только с общением по электронной почте», — сказал Гернхаузер, который использует Basecamp, популярную облачную систему управления проектами. system и Social Tables, еще одна веб-платформа для планирования мероприятий, известная своими возможностями построения диаграмм и размещения мест.

Key Takeaway

При планировании и проведении вашего корпоративного мероприятия вы можете использовать множество программ, приложений и сервисов для оптимизации всего процесса.

Если люди не знают о вашем мероприятии, никто не придет, поэтому крайне важно найти творческие способы рассказать о нем. Для небольшого мероприятия с ограниченным списком гостей вы можете просто разослать приглашения, но вам нужно быть смелее для более крупных мероприятий.

«В сегодняшнюю цифровую эпоху для повышения посещаемости требуются различные рекламные методы», — сказал Барнс. «Обычно мы начинаем с рассылки по электронной почте нашей базы данных, размещения рекламы в отраслевых информационных бюллетенях, добавления нашего мероприятия в отраслевые списки и каталоги и поощрения наших отделов продаж продвигать [нашу конференцию] при посещении клиентов или партнеров на месте».

Для вашего мероприятия и его графика вы хотите рассматривать продвижение вашего корпоративного мероприятия, как если бы вы составляли маркетинговый план. Конечно, маркетинговые планы, как правило, составляются в более общем/макромасштабе, чтобы помочь привлечь внимание к вашим ресурсам. Применение этого к вашему конкретному событию может быть полезным для его успеха. Мы изложили советы о том, как создать отличный план бизнес-маркетинга, чтобы дать вам представление о том, как перевести эти навыки на более микроуровень.

Оттуда вы можете рекламировать в социальных сетях, и ваша команда расскажет о вас. Создайте веб-сайт мероприятия или, как минимум, новую целевую страницу на своем текущем сайте. Ваш маркетинг в социальных сетях также может включать рекламные видеоролики, посты в гостевых блогах и обновления Facebook, Instagram, LinkedIn или Twitter. Поддерживайте единообразие, используя один и тот же идентификатор и хэштег на разных платформах и согласованный обмен сообщениями, чтобы всегда было ясно, что шумиха связана с одним конкретным событием.

Вы также можете изучить возможные спонсорские возможности для вашего мероприятия. Спонсоры могут финансировать часть мероприятия, что поможет вам покрыть расходы. Что еще более важно, спонсоры заинтересованы в продвижении вашего романа. Проведите мозговой штурм и составьте список идеальных спонсоров, чей бренд, миссия или услуги каким-то образом дополняют ваше мероприятие. Вы можете разработать ряд спонсорских пакетов и связаться с ними по поводу потенциальных возможностей партнерства. Лучше всего это работает, если вы сосредоточите свое внимание на том, чтобы подчеркнуть ценность посетителей для потенциальных спонсоров.

«Мы сотрудничаем со спонсорами СМИ, чтобы выступать на наших мероприятиях», — сказал Барнс. «Это беспроигрышная ситуация, поскольку они получают «бесплатную» рекламу и обмен мнениями в обмен на освещение нашего мероприятия».

10. Отпразднуйте и оцените успех планирования вашего мероприятия.

Если ваше мероприятие прошло на ура, поздравляем! Однако вы еще не закончили. Настало время подвести итоги, такие как отправка окончательных платежей поставщикам, согласование ваших финансов и проведение отчета после мероприятия с вашей командой.

Самое главное, вы хотите получить отзывы от гостей. Если вы использовали приложение для планирования мероприятий с функцией обратной связи, вы можете использовать его, чтобы задавать вопросы участникам. Эта информация поможет вам определить, достигло ли мероприятие ваших первоначальных целей и какое влияние оно оказало на участников. Затем вы можете поделиться этой информацией со всеми соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы можно было спланировать соответствующие последующие действия. Уроки, которые вы усвоите, помогут вам улучшить планирование следующего мероприятия.

Если вы управляете или являетесь частью команды в процессе создания этих событий, некоторые отзывы, которые вы получаете, могут быть негативными. Важно понимать, как давать или принимать этот тип обратной связи, и мы рассказали, насколько важно давать и принимать конструктивную критику.

Бассам Каадо, Сэмми Карамела и Николь Фэллон внесли свой вклад в написание этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.

8 советов по организации корпоративного мероприятия новичку

Вы вызвались организовать корпоративное мероприятие в своей компании. Проблема в том, что вы — Джон Сноу в планировании мероприятий; Вы ничего не знаете.

И что теперь?

Часы тикают, а у вас нет времени на курс по планированию мероприятий. Вот почему вы здесь: чтобы пройти ускоренный курс по организации вашего первого корпоративного мероприятия.

Читайте дальше, чтобы узнать, как:

Определить цель мероприятия
Разбейте все на управляемые задачи
Создайте реалистичный бюджет
Выберите подходящую дату
Создать временную шкалу
Собрать команду
Найти место
Рекламировать событие

К концу этой статьи вы будете не столько Джоном Сноу, сколько Браном Старком.

Billetto — это платформа для продажи билетов, которая помогает вам управлять, рекламировать и проводить мероприятия. Настройте страницу мероприятия и начните продавать билеты за 5 минут.
СОЗДАЙТЕ СВОЕ МЕРОПРИЯТИЕ >>

1. Начните с конца

Если это звучит как реверс-инжиниринг, это потому, что так оно и есть.

Когда вы собираетесь организовать мероприятие, легко увязнуть в мельчайших деталях. Но все проекты нуждаются в видении и макроплане, прежде чем углубляться в мелочи.

Подумайте, что вы хотите, чтобы ваши коллеги и начальство получили от мероприятия. Это сеть? Образование? Хорошее время? Все три?

Что именно вы организуете?

Это…

Конференция или семинар
Выставка
Отступление компании
Рождественская вечеринка
Тимбилдинг
Запуск продукта

Также важно ориентироваться на вашу целевую аудиторию. Ожидания ваших гостей будут зависеть от отрасли и уровня оплаты. Начните с конца, и пусть он определяет план битвы.

2. Составьте список компонентов

Когда у вас появится общее представление о том, каким должно быть мероприятие, пора разбить план на части. Выясните каждый компонент, который необходим для успеха.

В зависимости от мероприятия вам потребуется следующее:

Место проведения
Украшение
Еда и напитки
Развлечения
Маркетинговое обеспечение
Транспорт
Размещение
Продажа билетов

Помните, что поначалу неважно, насколько большим кажется тот или иной проект. Важно только то, что вы можете разбить его на небольшие и управляемые компоненты.

Разбивайте каждую задачу по отдельности при планировании мероприятия.

Откройте Google Документы и Таблицы и разделите свой план на отдельные задачи. Затем расставьте их по степени срочности.

3. Установите бюджет

Возможно, вы не в состоянии установить свой собственный бюджет для мероприятия. На самом деле организаторы мероприятий редко имеют неограниченные средства для работы.

Хорошо. Вы можете обойтись тем, что у вас есть. Можно даже организовать мероприятие с нулевым бюджетом, если на то пошло.

Правило № 1 для определения бюджета : Будьте реалистами и оставьте 10% в резерве.

Как только вы узнаете, сколько вам нужно работать, пришло время собрать некоторые цитаты. Сравните стоимость различных площадок, поставщиков общественного питания, типографий и всего, что вам нужно для мероприятия.

Чем раньше вы забронируете любой из них, тем больше вероятность, что вы получите хорошую цену. В противном случае вам просто нужно будет вести переговоры в меру своих возможностей.

4. Выберите дату

Если вы можете выбрать дату, сейчас самое подходящее время сделать это. Если мероприятие носит сезонный характер, например рождественская вечеринка, ваши возможности могут быть ограничены. На установленную вами дату могут повлиять следующие факторы:

Кого вы хотите посетить (и сколько уведомлений им нужно)
Сколько времени потребуется, чтобы все подготовить (см. №5)
Когда вы запускаете продукт или услугу
Когда место будет доступно (см. №6)

Сделайте дату ориентировочной. Вам, вероятно, придется немного скорректировать его, как только вы найдете подходящее место.

Выберите подходящую дату и создайте реалистичную временную шкалу.

5. Создайте временную шкалу

В каждом плане есть временная шкала, и вам будет полезно ее составить. Это не должно быть что-то большее, чем ряд сроков, чтобы все выполнялось вовремя.

Правило №1 для создания временной шкалы: Всегда допускайте непредвиденные задержки.

Приятно быть оптимистом. Но при организации корпоратива лучше быть реалистом.

Вот некоторые из непредвиденных задержек, на которые следует обратить внимание:

Место может быть забронировано дважды
Украшение может отсутствовать на складе
Кейтеринг может работать допоздна
Типографии могут ошибаться в названии вашей компании
Транспорт может сломаться

Маловероятно, что все эти вещи произойдут, но даже одна или две из них могут поставить вас в тупик.

Обязательно учитывайте задержки в пути.

При создании временной шкалы полезно применить немного закона Мерфи.

6. Соберите свою команду

Вам может понадобиться более одной пары рук, чтобы ваше мероприятие прошло успешно. Даже если это небольшое мероприятие, полезно иметь команду, с которой можно работать.

Если ваш бюджет не позволяет этого, попробуйте использовать старое доброе убеждение, чтобы привлечь своих коллег. Они могут даже быть взволнованы, чтобы быть частью организации.

7. Найдите место проведения

Вам понадобится место для сбора гостей, независимо от того, какое мероприятие вы организуете. Поиск места проведения может быть напряженным и может легко поглотить ваш бюджет.

При оценке различных заведений следует рассмотреть следующие вопросы: